Sadržaj
Učinkovit sustav arhiviranja može vam uštedjeti vrijeme i energiju kad imate važne podatke koje je potrebno ponovno pozvati iz velike količine datoteka. Postoje dvije vrste sustava arhiviranja, oni koji koriste brojeve ili brojevne sustave i oni koji upotrebljavaju slova ili abecedne sustave. Učenje kako koristiti ove sustave je ključno kako biste se odlučili za onaj koji je najbolji za vas. Iako postoji nekoliko kategorija, lako je razumjeti osnove ovih sustava arhiviranja.
Odlučite se za vrstu abecednog i numeričkog sustava koji bi najbolje funkcionirao za vrste dokumenata koje želite podnijeti. Tri su osnovna abecedna sustava koja treba uzeti u obzir i četiri numerička sustava od kojih je najčešći decimalni sustav. Tri abecedna sustava su aktualni, enciklopedijski i zemljopisni.
Započnite s definiranjem sustava "aktualnog abecede". To je također poznat kao sustav "rječnika" i najlakše ga je razumjeti. U ovom slučaju svaka datoteka daje naslov i ti su naslovi raspoređeni po abecednom redu od A do Z. Nisu grupirani u teme i nemaju kategorije, tako da je ovaj sustav obično najbolji za manje količine datoteka.
Shvatite "enciklopediju" ili "klasificirani" sustav. U ovom sustavu postoje veliki opći naslovi ili predmeti, poput povijesti ili filozofije, koji imaju manje predmete grupirane po abecedi. Ako je potrebno, u ove se podnaslove mogu nalaziti dodatne datoteke abecedno. Na primjer, u povijesti biste mogli imati podnaslove s desetljećima, a unutar tih datoteka datoteke koje označavaju određene aspekte povijesti kao što su tehnologija ili rat. Ove se podkategorije mogu nastaviti sve dok ne smatrate da je sustav arhiviranja učinkovit za vas.
Razmislite o učenju "geografskog" sustava za dokumente koji sadrže informacije koje se odnose na mjesta. Slično poput enciklopedijskog sustava, ovaj sustav ima glavne kategorije kao što su države ili države s potkategorijama poput gradova ili gradova koji su unutar njih abecednim redom.
Shvatite barem osnove decimalnih datoteka. Ovo je Deeweyjev decimalni sustav koji knjižnice najčešće upotrebljavaju za kategorizaciju knjiga i referentnih materijala prema pozivnim brojevima. U ovom slučaju možete imati ne više od 10 kategorija zbog decimalnog ograničenja samo upotrebe brojeva od nula do devet. Ovih deset kategorija tada se može podijeliti u 10 dodatnih kategorija onoliko često koliko je potrebno na isti način na koji funkcionira enciklopedijski abecedni sustav.
Razgradite decimalni sustav na jednostavne elemente za učenje. Na primjer, možda vaša trenutna knjižnica zahtijeva da imate tri decimalna mjesta, pa bi vaše deset kategorija bilo označeno kao 000, 100, 200 i tako dalje, svaka s naslovom. Unutar svake od njih nalaze se potkategorije poput 002 ili 103 dok svi decimalni brojevi nisu popunjeni. U ovom slučaju, 002 je kategorija u 000-ima, a 103 znači kategorija u 100-ima. Ovaj je sustav dobar za izuzetno veliku količinu informacija, jer se decimalni znakovi mogu proširiti i dodati po potrebi.